Die Neuen Medien haben das Zeitalter der Start-Ups eingeleitet. Es war niemals zuvor einfacher, sich selbstständig zu machen und mit einer guten Geschäftsidee oder Produkt am Markt zu etablieren. Auf dem Weg der Existenzgründung warten jedoch nach wie vor wichtige Entscheidungen auf kleine und mittelständische Unternehmen. Neben einer zündenden Idee müssen rechtliche Anforderungen ausgelotet und die notwendigen Prozesse zur Unternehmensgründung in die Wege geleitet werden. Und der Gründungsprozess zieht noch größere Kreise: Neben der Anmietung von Geschäftsräumen müssen dieselben auch mit Innenleben gefüllt werden. Der Sicherheitsaspekt spielt auch bei der Büroausstattung eine nicht zu unterschätzende Rolle. Nachfolgend stellt kmu-sicherheit.de hilfreiche Objekte für Existenzgründer im Punkte Bürobedarf sowie Sicherheit am Arbeitsplatz vor.

Büroausstattung und Bürobedarf

Ob Tresor, Briefkasten, Schließfach, Aktenschrank oder Aktenvernichter: Bei der Büroausstattung gilt es nicht selten wertvolle Informationen, Daten, Dokumente oder Objekte vor einem unerlaubten Zugriff zu schützen.

Spind & Schließfach: Verstößt der Arbeitgeber gegen seine Fürsorgepflicht, so kann er für entstandene Schäden haftbar gemacht werden. Schutzbedürftig sind demnach auch persönliche Wertgegenstände der Arbeitnehmer. Aus diesem Grund sollte das Unternehmen den Mitarbeiten in jedem Fall Spinde und/oder Schließfächer in den Sozialräumen zu Verfügung stellen. Jeder Angestellte kann so seinen privaten Besitz wie zum Beispiel Taschen, Kleidung und sonstige Wertgegenstände sicher während der Arbeitszeit verwahren. Die Schließfachschränke sollten aus robusten Materialien bestehen und hochwertig verarbeitet sein.

Akten- & Büroschrank: In einem Unternehmen gibt es zahlreiche, sicherheitsrelevante Daten – und das nicht nur in digitaler Form. Viele Verträge, Akten und wertvolle Materialien erfordern eine spezielle Verwahrung bzw. Lagerung. Hierbei helfen abschließbare Schränke oder Schließsysteme zum Nachrüsten – sie erschweren Einbrechern oder unbefugten Personen den Zugriff auf wertvolle Unterlagen. Wer auch für den Brandfall gewappnet sein will, kann auf feuergeschützte Stahlschränke zurückgreifen.

Aktenvernichter: Im Betriebsalltag fällt tagtäglich Papiermüll an. Nicht selten befinden sich in den Unterlagen private Daten von Mitarbeitern, Kunden, Kooperationspartner oder Unternehmensinformationen. Ein Aktenvernichter hilft dabei, dass sensible Daten nicht in falsche Hände gelangen und verbessert den Datenschutz maßgeblich. Moderne Geräte vernichten nicht nur Papier, sondern zerstören ebenfalls zuverlässig digitale Datenträger. Aktenvernichter gibt es in unterschiedlichen Größen und für verschiedene Anforderungen: Kleinere Modelle sind für den Schreibtisch geeignet – sperrige Maschinen mit hohem Auffangvolumen kommen in Großraumbüros zum Einsatz und sind gleichzeitig unempfindlich gegen Heft- sowie Büroklammern. Aktenvernichter liefern als Endprodukt entweder unleserliche Streifen oder Partikel.

Briefkasten: Auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten müssen Postsendungen das Unternehmen erreichen können. Ein Briefkasten im Eingangsbereich darf somit bei keinem seriösen Unternehmen fehlen. Bei der Briefkasten-Auswahl sollte man auf eine hochwertige Verarbeitung sowie Qualität achten – so ist die Post bis zur nächsten Leerung sicher verwahrt und gleichzeitig vor Wettereinfluss geschützt. Die Briefkastengröße orientiert sich im Idealfall am durchschnittlichen Postvolumen des Unternehmens.

Zähl- & Prüfgerät: Ein Falschgeld-Prüfgerät sollte in keinem Unternehmen fehlen, bei dem regelmäßig Banknoten eingehen. Der Euro – als beliebte sowie starke Weltwährung – ist für Fälscher sehr attraktiv. 2014 wurden weltweit 838.000 Euro-Blüten sichergestellt. Der entstandene Schaden in Deutschland wird auf 2,1 Millionen Euro geschätzt. Beliebte Fälschungsobjekte sind aktuell der 20- und 50-Euroschein. Zum Leidwesen von Unternehmen wird die Qualität der Geldblüten von Jahr zu Jahr besser. Die imitierten Sicherheitsmerkmale sind inzwischen so professionell, dass sie manuell oder visuell nur sehr schwer zu entlarven sind. Die meisten Prüfgeräte arbeiten mit UV- oder Weißlicht und machen nicht nur Sicherheitsmerkmale auf Währungen sichtbar: Sie eigenen sich gleichzeitig für eine Vielzahl an Dokumenten, Ausweise, Führerscheine sowie Kreditkarten. Ein weiterer praktischer Helfer in Punkte Geld sind automatische Münz- und Banknotenzähler. Manche Maschinen erfassen nicht nur den genauen Geldbetrag, sondern sortieren gleichzeitig die Münzen oder erkennen automatisch Falschgeld. Empfehlenswert für den Dienstleistungssektor, Einzelhandel, Gastronomie, Hotelbetriebe und Spielhallen sowie alle KMU-Unternehmen mit hohem Bargeldaufkommen.

Wertschutzschrank: Bargeld, Wertgegenstände, wichtige Dokumente sowie Unterlagen und Waffen können mithilfe von Wertschutzschränken sicher vor fremden Zugriffen geschützt werden. Das Angebot an Schutzschränke ist ebenso vielfältig wie die verschiedenen Anforderungen: handliche Geldkassette, Kassenlade, Wertfach, Stahl-Büroschrank, Dokumenten-Safe, feuerfester Datensicherungsschrank und Möbel-, Schlüssel- sowie Einwurftresor. Die Klassifizierung der Schänke erfolgt durch verschiedenen Normen: Die Europanorm EN 1143-1 und EN 14450 unterteilt die Objekte in Sicherheitsschränke (Stufe S1 – S2) sowie Wertschutzschränke (Grad 0-VI). Die Europanorm EN 1047-1, VDMA-Norm 24991 sowie RAL-RG 626/7 beziehen sich auf den Brandschutz und werden unabhängig vom Einbruchrating vergeben. Alle Normen werden auf Plaketten dokumentiert und an der Türinnenseite des Tresors angebracht. Beim Kauf sollte man nur auf Zertifikate von zugelassenen Instituten vertrauen.

Sicherheit im Büro

Sicherheit am Arbeitsplatz

Um die Arbeitsplatzsicherheit zu gewährleisten, können bzw. müssen Geschäftsführer auf Absperrungen, Schutzgitter, Markierungen und Elemente des Gefahrenstoffhandlings zurückgreifen. Relevante Rechtsnormen sind im Arbeitsschutzgesetz, der Betriebssicherheitsverordnung sowie der Arbeitsstättenverordnung geregelt und müssen in jedem Fall beachtet werden.

Absperrungen & Markierungen: Mithilfe von Absperrungen und Markierungen verbessert der Arbeitgeber die Betriebssicherheit. Warn- und Absperrbänder können schnell angebracht und einfach wieder entfernt werden – sie sind Ideal um einen Bereich für einen kurzen Zeitraum abzusperren. Möchte man ein Areal dauerhaft sichern, so sind fest installierte Absperrungen und Hinweisschilder die richtige Wahl. Weitere hilfreiche Elemente für die Betriebssicherheit sind Fahrbahnschwellen, Rammschutz, Schranken und Kabelbrücken.

Schutzgitter: Sind technische Vorrichtungen, die einen Arbeitsbereich sichern und so Berufsunfälle vorbeugen. Sie werden an Maschinen, Produktionsanlagen, Zugangsbereichen, Förderbänder, Türen, Treppen oder anderen Gefahrenquellen angebracht. Man unterscheidet zwischen beweglichen sowie fest installierten Schutzgittern.

Gefahrenstoffhandling: Mit der Gefahrstoffverordnung kommen zusätzliche Anforderungen auf einen Betrieb zu – Umwelt sowie Mensch müssen jederzeit vor Gefahrenquellen geschützt werden. Die Verordnung definiert, dass Gefahrenstoffe im Unternehmen sicher gelagert sowie transportiert werden müssen. Werden in einem Betrieb gesundheitsschädliche Ressourcen, brennbare Materialien oder giftige sowie grundwassergefährdende Stoffe verarbeitet, so sind Sicherheitsschränke zur Lagerung notwendig. Je nach Anforderungen gibt es auf dem Markt eine Vielzahl an Modellen: Umweltschränke für Chemikalien, Gitterschränke für Gasbehälter, feuerbeständige Fass-Schränke und Schrankvarianten bzw. Arbeitsplätze mit Belüftungssystem. Ein sicherer Waren-Transport kann durch spezielle Sicherheitsbehälter, Fässer, Flaschen und Pumpen ermöglicht werden. Zusätzlich gehört zum Gefahrenstoffhandling eine fachgerechte Entsorgung von gefährlichen Betriebsmitteln. Dabei helfen spezielle Entsorgungsbehälter, Auffangwannen, eine ausreichende Reinigung der verwendeten Betriebsmittel sowie Absorptionsmittel.