Ein stabiles Fundament: Mit diesen 3 Regeln können Freiberufler nachts ruhig schlafen

 

Die Digitalisierung verändert unsere Welt rasant und bietet viele Vorteile, bringt gleichzeitig aber auch Risiken mit sich, die nicht unterschätzt werden dürfen. Ganz oben auf dieser Liste steht das Thema Datensicherheit.

Für den Privatbereich bietet das Internet an jeder Ecke zahlreiche Tipps und Tricks. Große Unternehmen haben die Ressourcen, sich das entsprechende Know-how einzukaufen. Informationen für die spezifische Situation von Freiberuflern und kleinen Unternehmen sind indes schwer zu finden. Dieser Artikel widmet sich daher speziell den Bedürfnissen dieser Zielgruppe.

3 einfache Regeln für mehr Datensicherheit

So vielfältig die konkreten Umstände auch sein mögen: Wer als Freiberufler oder Kleinunternehmer diese 3 einfachen Regeln beim Umgang mit eigenen und fremden Daten beachtet, kann zukünftig nachts ruhig schlafen.

  1. Datenverlust vermeiden
  2. Datensicherheit erhöhen
  3. Datenschutz sicherstellen

Welche Risiken drohen? Welche Fallstricke gibt es zu beachten? Und wie kann mit einfachen Maßnahmen viel erreicht werden? Die folgenden Absätze verraten all das und vieles mehr.

 

Risiken für Freiberufler und kleine Unternehmen

Die Gefahren für die Sicherheit von Daten lassen sich grob in drei Grundrisiken unterscheiden:

  • Datenverlust durch externe Bedrohungen wie Hackerangriffe und Social Engineering
  • Datenverlust durch interne Risiken wie technische Probleme und Unachtsamkeit
  • Konsequenzen aus nicht beachteten Compliance-Anforderungen wie z. B. der DSGVO

Auch wenn es vielen Betroffenen nicht bewusst ist: Ein Datenverlust stellt eines der größten Risiken dar, mit denen Freiberufler und kleine Unternehmen konfrontiert sind. In schweren Fällen kann davon buchstäblich die wirtschaftliche Existenz bedroht sein.

 

Datenverlust durch externe Bedrohungen wie Hackerangriffe und Social Engineering

Bei einem klassischen Hackerangriff verschaffen sich Unbefugte Zugriff auf Computernetzwerke oder -systeme, um Daten zu stehlen, zu manipulieren oder zu beschädigen.

Es werden also technische Schwachstellen ausgenutzt. Im Gegensatz dazu zielt das vergleichsweise neue Social Engineering auf menschliche Schwächen ab.

Social Engineering ist eine Manipulationstechnik, bei der Angreifer die Psychologie und soziale Interaktionen nutzen, um unbefugten Zugriff auf Informationen zu erlangen. Durch Täuschung und Vertrauensmissbrauch wird versucht, Opfer dazu zu bringen, bestimmte Handlungen auszuführen oder sensible Informationen preiszugeben.

 

Datenverlust durch interne Risiken wie technische Probleme und Unachtsamkeit

Während sich viele Freiberufler und Verantwortliche in kleinen Unternehmen über die Möglichkeit eines Angriffs von außen im Klaren sind, bleiben die internen Risiken oft unter dem Radar. Erster und gleichzeitig auch wichtigster Schritt auf dem Weg zu mehr Datensicherheit ist deshalb, sich mit diesen Risikofaktoren auseinanderzusetzen.

  • Technische Ausfälle: Hardwarefehler wie Festplattenausfälle, Serverabstürze oder defekte Speichermedien
  • Softwareprobleme: Fehlerhafte Softwareupdates, beschädigte Dateien oder unerwartete Systemabstürze
  • Menschliches Versagen: Unbeabsichtigtes Löschen von Dateien, falsche Konfigurationen, unsachgemäße Handhabung von Daten oder menschliche Fehler bei der Datensicherung
  • Verlust von Geräten: Der Verlust von mobilen Geräten, Laptops oder externen Speichermedien

 

Einen grundlegenden Schutz vor diesen Gefahren bietet ein durchdachtes Konzept zur Datensicherung. Damit können die genannten Probleme zwar nicht vermieden aber die Konsequenzen auf ein überschaubares Maß eingegrenzt werden. Viele weitere Tipps sind weiter unten im Artikel unter dem Punkt Maßnahmen zur Steigerung der Datensicherheit zu finden.

Konsequenzen aus nicht beachteten Compliance-Anforderungen wie z.B. der DSGVO

Die Zahl der Compliance-Anforderungen, die es zu erfüllen gilt, steigt stetig. Das Spektrum umfasst nahezu immer mindestens allgemeine gesetzliche Bestimmungen und Datenschutzrichtlinien. In vielen Fällen kommen noch branchenspezifische Regelungen hinzu. Die Gefahr, dabei wichtige Anforderungen zu übersehen, misszuverstehen oder im Wirrwarr der Bestimmungen sogar völlig den Überblick zu verlieren, ist gerade für Freiberufler und Kleinstunternehmen groß.

Nicht jede unbeachtete oder falsch verstandene Regelung zieht sofort Konsequenzen nach sich. Die potenziellen Folgen können aber weitreichend sein. Bei Verstößen gegen die DSGVO drohen etwa empfindliche Geldstrafen, insbesondere im Wiederholungsfall.

 

Maßnahmen zur Steigerung der Datensicherheit

Um sich vor den genannten Risiken zu schützen, gibt es verschiedene Maßnahmen, die Freiberufler und Verantwortliche in kleinen Unternehmen ergreifen können. Auch wenn die Details immer von individuellen Faktoren wie z.B. der Branche, der Hardwareumgebung oder der verwendeten Software abhängen, gibt es doch eine ganze Reihe von Schutzmaßnahmen und Tipps, die universell zu empfehlen sind.

Schutz vor Datenverlust

  • effektives Passwortmanagement
  • regelmäßige Updates aller Systeme und Anwendungen
  • Nutzung von Antiviren-Software und Firewalls
  • Verwendung von Verschlüsselungstechnologien,
  • Regelmäßige Datensicherungen im Rahmen robuster Datensicherungsstrategien
  • Implementierung von Zugriffskontrollen.

Und falls es trotz aller Vorsicht zum Ernstfall kommt, sorgt ein vorab erstellter Notfallplan dafür, dass alle Beteiligten wissen, was zu tun ist, und minimiert so den Schaden.

 

Best Practices für den Umgang mit Compliance-Anforderungen

  • Recherche: Auch wenn sie kostbare Zeit kostet, sollte die eigene Recherche zu branchenspezifischen Regularien, Datenschutzgesetzen oder steuerlichen Bestimmungen immer an erster Stelle stehen. So lässt sich ein Überblick gewinnen und es wird deutlich, wo Wissenslücken bestehen.
  • Branchenverbände und Netzwerke: Der Kontakt zu Branchenverbänden, Berufsverbänden oder ähnlichen Organisationen unterstützt dabei, die erkannten Lücken mithilfe von Leitfäden, Schulungen oder anderen Ressourcen kostenlos oder zumindest preisgünstig zu füllen.
  • Experten- und Fachberatung: Bei Unsicherheit oder spezifischen Fragen, die maßgeschneiderte Antworten erfordern, kann es sinnvoll sein, sich an spezialisierte Fachleute wie Rechtsanwälte, Steuerberater oder Compliance-Experten zu wenden.
  • Implementierung von Prozessen und Kontrollen: Im nächsten Schritt können die gesammelten Informationen in klare interne Prozesse und Kontrollen umgesetzt werden. Dies kann die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen, Datenschutzrichtlinien, Dokumentationssystemen oder internen Audits umfassen.
  • Dokumentation und Nachweis: Sobald die internen Prozesse etabliert sind, empfiehlt es sich, Nachweise über die Einhaltung der Compliance-Anforderungen zu führen.

 

Mitarbeitertraining und Sensibilisierung

Von entscheidender Bedeutung ist, dass die ergriffenen Maßnahmen allen, die davon betroffen sind oder die daran mitwirken sollen, auch bekannt sind. Das betrifft bei kleinen Unternehmen zunächst einmal die Angestellten.

Aber auch Freiberufler sollten überlegen, ob weitere Personen informiert und involviert werden müssen. Infomaterialien und Schulungen zur Datensicherheit tragen dazu bei, das Bewusstsein für mögliche Bedrohungen zu schärfen.

 

Fazit

Datensicherheit ist für Freiberufler und kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Durch gezielte Maßnahmen, die Etablierung von Best Practices und die Sensibilisierung von Mitarbeitern und Partnern ist ein umfassender Schutz vor Risiken wie Datenverlust, Hackerangriffen und nicht eingehaltenen Compliance-Regeln möglich.

Unterstützung und Hilfsangebote finden sich bei den örtlichen IHKs und Handwerkskammern sowie bei zentralen Angeboten des BSI aber auch bei regionalen IT-Dienstleistern mit Fokus auf IT-Sicherheit.

Schritt für Schritt entsteht so aus einzelnen Aktivitäten ein ganzheitliches, auf die individuellen Anforderungen passendes Sicherheitskonzept.