Damit Dokumente vertraulich und diskret entsorgt werden können muss auf einiges geachtet werden. Nicht zuletzt, seit es 2018 die neue EU-Datenschutzgrundverordnung gibt, müssen personenbezogenen Unterlagen nach bestimmten Vorgaben vernichtet werden. Dies kann viel Zeit in Anspruch nehmen, die großen Unternehmen häufig fehlt. Wie Sie Zeit sparen können und worauf Sie achten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Die Aktenvernichtung Outsourcen
Vor allem in großen Unternehmen kann die ordnungsgerechte Aktenvernichtung viel Zeit in Anspruch nehmen, die bei Unternehmen sowieso schon knapp ist. Um sich wieder ganz auf das Kerngeschäft zu fokussieren, gibt es daher die Möglichkeit die Aktenvernichtung outzusourcen. In verschiedenen Städten gibt es unterschiedliche Dienstleister, die Sie und Ihr Unternehmen dabei unterstützen. Die Aktenvernichtung Wiesbaden garantiert zum Beispiel mit der Sicherheitsstufe P3 – P4 eine dauerhafte Vernichtung Ihrer Dokumente. Oft können Sie bei Dienstleistern zwischen wählen, auf welchem Weg Ihre Daten vernichtet werden. Akten können dabei direkt abgeholt oder selbst angeliefert werden. Muss höchste Sicherheit eingehalten werden, empfiehlt es sich eine mobile Aktenvernichtung im Lkw zu beauftragen, hiermit können Sie sich von der Aktenvernichtung persönlich überzeugen und schließen jegliche Risiken aus.
Zudem haben Sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Dienstleisters geprüft ohne Ihr Firmengelände dafür verlassen zu müssen.
Generell ist es von Vorteil, egal wie groß Ihr Unternehmen ist, die Aktenvernichtung outzusourcen. Dadurch können Fehler vermieden und die fachgerechte Entsorgung sichergestellt werden.
Warum ist die Aktenvernichtung seit der DSGVO so wichtig?
Die DSGVO legt unteranderem Fest, wie mit Daten umgegangen werden muss, die gelöscht und entsorgt werden. Daher gibt es bestimmte Sicherheitsstufen nach DIN 66399. Diese Sicherheitsstufen beinhalten, wie klein Akten zerkleinert werden müssen, bevor diese rechtlich sicher entsorgt werden dürfen. Sollten Sie Akten in Ihrem Unternehmen selbst vernichten, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Ihr Büroschredder die Mindestgröße der Partikel erreichen muss. In den meisten Fällen sind elektrische Schredder nur für die Sicherheitsstufe 1 und 2 ausgelegt. Beim Vernichten werden nur Streifen und große Partikel erzeugt.
Welche Sicherheitsstufen gibt es?
Je nach Art des Dokuments müssen Akten oder Dokumente mit einer bestimmten Sicherheitsstufe vernichtet werden. Es ist also gut zu wissen, welche Sicherheitsstufen es gibt. Unterschieden wird zwischen allgemeinen Daten bis hin zu Hochsicherheitsdaten.
Die Sicherheitsstufen 1 sind Sicherheitsanforderungen für interne Daten wie Werbung und interne Notizen. Danach erfolgt die Sicherheitsstufe 2 für alle vertraulichen Daten aus dem Geschäftsbetrieb.
Bei Akten mit personenbezogenen Daten müssen diese mindestens unter der Sicherheitsstufe 3 vernichtet werden. Unter Personenbezogenen Daten versteht man beispielsweise Personaldaten oder Bewerbungsunterlagen. Für Patientendaten und Kanzleiakten trifft dann die Sicherheitsstufe 4 zu.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Zu der Aktenvernichtung gehört auch die Aufbewahrungsfristen, damit Sie Dokumente nicht frühzeitig entsorgen. Als Gewerbetreibende sind Sie dazu verpflichtet geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum ordnungsgemäß zu archivieren. Meist beträgt dieser Zeitraum 6 bis 10 Jahre. Dokumente wie Jahresabschlüsse, Lohnsteuerunterlagen, Buchungsbelege und Lageberichte sollen bis zu 10 Jahre aufgehoben werden. Verträge, Mahnungen, Auftragsbestätigungen und Buchungsführungsprogramme sollten Sie bis zu 6 Jahre aufbewahren. Ausnahmen gibt es für gerichtliche und anwaltliche Unterlagen. Diese haben eine Frist von 30 Jahren.
Im Gegenzug dazu, sind Privatpersonen von Aufbewahrungsfristen befreit. Es empfiehlt sich aber dennoch Unterlagen wie Kontoauszüge, Steuerunterlagen, gehaltsunterlagen und Mietverträge aufzubewahren.
Fazit
Bei der Aktenvernichtung sollten Sie unter anderem die Aufbewahrungsfrist beachten, vor allen Dingen aber die richtige Entsorgung. Diese outzusourcen ist vor allem für große Unternehmen am sinnvollsten.