Kleine und mittlere Unternehmen kennen die Angst vor einem Systemausfall. Wenn die Telefonanlagen und IT-Systeme nicht mehr uneingeschränkt funktionieren, sind die Konsequenzen häufig nicht überschaubar. Zu diesen Folgen gehören Telefonate, welche nicht mehr geführt werden können, Emails welche weder empfangen, noch versendet werden können, Überweisungen welche nicht mehr getätigt werden können oder auch wichtige Kunden- beziehungsweise Produktionsdaten, welche nicht mehr abrufbar sind. Da stellen sich sowohl kleine, als auch große Unternehmen die Frage, wie lange der Betrieb unter diesen Umständen noch standhalten kann.
Es kann jeden treffen
Die Angst vor einem derartigen Schreckenszenario ist existent und auch begründet: Ein Systemausfall kann schließlich jeden treffen. Zu den Ursachen zählen nicht nur sichtbare Einflüsse durch Feuer, Sturm oder Hochwasser, sondern auch ein Befall durch Viren, schädliche Software, ein technischer Defekt oder aber auch eine fehlerhafte Bedienung können Auslöser für einen Systemausfall sein. Dass die daraus resultierenden Konsequenzen sogar zu Existenzgefährdungen führen können, lässt sich nur zu leicht nachvollziehen. Doch wie können sich sowohl kleine, als auch mittlere Unternehmen davor schützen? Die Antwort auf diese Frage ist ebenso einfach, wie die Umsetzung: Vorbereitung ist alles.
Eine gründliche Vorbereitung ist alles
Grundsätzlich gilt, nur wer ausreichend informiert ist, hat die Chance sich vor den Folgen zu schützen. Präventivmaßnahmen sind dazu unabdingbar und sollten ebenso ernst genommen werden, wie ein Notfallplan, sollte es tatsächlich mal zum Ernstfall kommen. Dominierend sind Struktur und Planung, damit der Betrieb nach dem Ausfall schnell wieder zum Laufen gebracht werden kann.
Folgende Tipps sollten dabei helfen, den Systemausfall so unbeschadet wie möglich zu meistern:
1. Sensible Daten sollten in regelmäßigen Abständen gesichert werden. Dazu reichen die Backup-Routinen, welche auf dem verwendeten Betriebssystem bereitgestellt werden, aus.
2. Der Verlust unwiederbringlicher Daten, welche bei einem Stromausfall verloren gehen könnten, kann durch eine unterbrechungsfreie Stromversorgung vermieden werden.
3. Wichtige Updates, welche vom Hersteller des Betriebssystems vorgeschlagen werden, sollten nicht ignoriert, sondern ausgeführt und installiert werden. Nur so kann der erforderliche Schutz vor Schadsoftware gewährleistet werden.
4. Wenn es die tägliche Arbeit nicht unbedingt erfordert, sollte die Anmeldung über den Administrator-Account vermieden werden. Stattdessen sollte ein Unterkonto mit eingeschränkten Zugriffsrechten genutzt werden.
5. Die Installationsdateien der verwendeten Hard- und Software sollte unbedingt aufbewahrt, beziehungsweise archiviert werden, damit diese im Ernstfall griffbereit ist.
6. Auch die Kontaktdaten der Hard- und Sofware-Hersteller sollten für den Ernstfall griffbereit liegen.
7. Wichtige Daten, wie zum Beispiel Passwörter, Zugangscodes, Kundennummern, User-IDs oder Lizenzschlüssel sollten ebenfalls in greifbarer Nähe liegen.
8. Im Vorfeld sollte eine Standby-Lösung eingerichtet werden, welche temporär genutzt werden kann. Wie zum Beispiel ein Notebook, auf welchem Finanzdaten, Adressen und Email-Kontakte weiterhin genutzt werden können, welche für das Tagesgeschäft benötigt werden.