Auch wenn die Welt heute immer digitaler wird, muss in einem Unternehmen noch immer viel gedruckt werden. Natürlich gibt es jedoch in den meisten Büros keinen Drucker mehr am eigenen Schreibtisch, sondern eine zentrale Anlaufstelle, an der alle Kollegen Ihre Unterlagen Drucken, kopieren, faxen und scannen können. Diese ist zwar praktisch, muss jedoch auch einige Kriterien erfüllen, um auch wirklich alles bieten zu können, denn der zentrale Druckerort bietet nicht nur Vorteile, sondern auch Gefahren.
Sicherheit
Kaum jemand wird wenn er an einen Bürodrucker denkt sofort an das Sicherheitsproblem denken. Problematisch ist es vor allen Dingenwenn der Drucker sowohl für alle Mitarbeiter als auch für den Postboten erreichbar ist. Wer ein Unternehmen betreibt und vor diesem Problem steht, der wird irgendwann über das System bizhub nicht herumkommen. Bizhub aus dem Hause Konica Minolta ist der Vorreiter, was die Sicherheit bei der Drucktechnik angeht. Damit Ihre vertraulichen Daten auch wirklich vertraulich bleiben, ist es wichtig sie bei der Übermittlung zu schützen. Nicht alle Daten die auf dem großen Drucker gedruckt werden, sind schließlich für fremde Augen geeignet. Eine Verschlüsselung sollte deswegen integriert sein oder zumindest werden können. Bizhub bietet diese Sicherheitstechnik standardmäßig und eignet sich deswegen sowohl für kleine als auch große Unternehmen die ihre vertraulichen Daten schützen möchten.
Sicherheitsrechte
Zudem benötigen sicher nicht alle Mitarbeiter des Unternehmens, vom Praktikant bis zum Vertriebsleiter, uneingeschränkte Zugriffsrechte auf Drucker, Scanner und Co. Mit den neuesten Modellen können sogar spezifizierte Nutzerrechte vergeben werden, sodass einige Nutzer in Farbe, andere vielleicht nur in schwarz-weiß drucken können.
Kompatibilität und Bedienung
Damit alle Mitarbeiter an den Druckern arbeiten können und nicht ständig mit Kompatibilitätsprobleme zu kämpfen haben, ist es wichtig, dass sich die Druckersoftware problemlos auch auf verschiedenen Betriebssystemen installieren lässt. Auch kurzzeitige Rechte sollten durch Passwort schnell und einfach vergeben werden können.
Zudem sollten Drucker und Scanner möglichst intuitiv zu bedienen sein. Braucht man einen Lehrgang, um Toner oder Patrone zu wechseln, verschlingt dies unangenehm viel Zeit, was am Ende auch ein Kostenfaktor ist. Bereits beim Kauf sollte deswegen auf die Bedienbarkeit geachtet werden.
Wer druckt wieviel
Um am Ende eine Statistik zu haben, wie viel gedruckt wird, sollten auf dem Drucker verschiedene Konto eingerichtet werden, sodass beispielsweise deutlich wird, welche Abteilung das Druckkontingent am meisten nutzt. Da das drucken nicht nur eine Frage des Geldes sondern auch des Umweltschutzes ist, kann so schnell eingegriffen und optimiert werden. Statt eines Ausdrucks lohnt sich vielleicht die Investition in ein anderes Medium mehr.
